Под шифром затрат обычно понимается код бухгалтерской проводки суммы, который состоит из двух кодов:

Возможен и другой смысл понятия шифр затрат, в зависимости от организации. Это могут быть "заказы", в этом шифре может применяться только один из счетов. Также, совокупный шифр затрат может составляться из иных частей – балансовый счет, счет, субсчет, и др.

С точки зрения хранения информации в системе шифр затрат — атрибут строки вида НУ. Каждой строке каждого вида НУ в ЛС присваивается (в соответствии с настройками) некоторый шифр затрат. В дальнейшем эти шифры затрат используются для формирования сводов с разбиением по шифрам затрат, а также для передачи проводок в бухгалтерские программы. Все суммы строки вида НУ относятся к шифру затрат, который присвоен самой строке. О том, как происходит формирование шифра затрат, присвоенного строке, см. далее в подразделе Формирование интегрального шифра затрат этого раздела.

В системе не задается жесткой структуры шифров затрат. Под шифр затрат отводится 255 символов, и пользователь может использовать их по своему усмотрению. Однако необходимо спланировать структуру шифра затрат, установив, какие позиции используются для того или иного кода, и в дальнейшем придерживаться ее.

В данном режиме можно настроить свою структуру шифра затрат, подходящую для конкретного предприятия. Шифр затрат разбивается на составные части для более гибкого ведения аналитического учета сумм. Разбивка шифра затрат на отдельные смысловые части действует не только на уровне сводов, но и на уровне просмотра/корректировки шифра затрат.

Для входа в режим выберите в главном меню пункт Настройка / 9. Настройка шифра затрат. Открывается окно, в котором нужно выбрать какой из шифров затрат необходимо настроить.

Рис. 131.

Структура шифров затрат для начислений и удержаний настраивается отдельно.

Настройка шифра затрат начислений

Части шифра затрат, которые изначально присутствуют в поставочной версии, являются системными. Кроме них пользователь имеет возможность добавить свои части шифра затрат. Системные части ШЗ нельзя удалять, а также у них нельзя корректировать псевдоним.

Для каждой части шифра затрат можно откорректировать название, порядок следования и размер, а также задать значение, которое действует по умолчанию для данной части ШЗ. Для пользовательских частей ШЗ можно изменить и псевдоним. Общее количество частей ШЗ в настройке шифра затрат не ограничено. Ограничения накладываются только общей длиной шифра затрат (23 символа). Таким образом, максимальное количество частей, которое может одновременно присутствовать в шифре затрат (не в таблице настройки шифра затрат, а в самом шифре затрат) равно 23.

Две системные части шифра затрат имеют дополнительную настройку, это Счет (дебет) и Счет (кредит). Для бухгалтерского счета можно дополнительно указать размеры и расположение синтетической части счета и аналитической части счета (субсчет). Для этого при корректировке для части ШЗ Счет (дебет) нажмите на клавишу F2. открывается окно Настройка счета.

Рис. 132. Настройка части ШЗ Счет (дебет)

После выполнения настройки структуры шифра затрат для начислений и удержаний, можно приступить к вводу значений шифра затрат в «Таблицы соответствия для подготовки сводов» , в настройку источников финансирования (если они используются) и в кадровую часть лицевых счетов (если это необходимо)

	Следует отметить, что только в таблице соответствия Код вида – фонд - шифр затрат используется как настройка шифра затрат для начислений, так и настройка шифра затрат для удержаний. В таблице соответствия Подразделение - шифр затрат, настройке источников финансирования и в кадровой части лицевых счетов используется только настройка шифра затрат для начислений.

	Всю настройку структуры шифра затрат рекомендуется выполнять на этапе внедрения, до того, как будут введены значения шифра затрат в таблицах соответствия. В случае корректировки структуры шифра затрат после ввода шифра затрат в таблицах соответствия или в лицевых счетах возможно, что введенные значения шифра затрат придется корректировать.

Формирование интегрального шифра затрат для строки вида НУ

В системе шифры затрат можно указывать в разных режимах:

На основании значений, указанных во всех этих режимах, в системе автоматически формируется интегральный шифр затрат для каждой строки вида НУ.

При формировании интегрального шифра затрат для конкретного вида в лицевом счете сохраняется независимость каждой части шифра затрат. Т. е. шифры затрат, взятые из различных режимов, не рассматриваются как единое целое, а отдельно используются части шифров затрат в соответствии с настройкой структуры шифра затрат.

Проверяется, заполнена ли часть ШЗ в одном из режимов в порядке, указанном ниже. Если часть ШЗ заполнена , она берется в общий ШЗ. Если часть ШЗ не заполнена, система переходит к проверке значения части ШЗ в следующем режиме по порядку.

Порядок просмотра режимов при формирования общего шифра затрат для строки вида НУ:

Если ни в одном из режимов не указано значение части ШЗ, берется значение по умолчанию, указанное при настройке структуры шифров затрат.

В дальнейшем, во всех режимах программы, где предусмотрена корректировка шифра затрат, эту корректировку возможно производить по частям в соответствии со структурой шифра затрат, заданной при настройке.